Na wielu forach internetowych traktujących o utylizacji dokumentów firmowych, znaleźć można pytanie – ile kosztuje tego typu proces? Osoby prowadzące firmy, szczególnie młodzi przedsiębiorcy, obawiają się, że utylizacja dokumentów firmowych będzie generować spore koszty, będące dla nich dużym obciążeniem finansowym. W artykule przedstawiamy przydatne informacje na temat tego, czy profesjonalne niszczenie dokumentów wymaga sporych nakładów finansowych.
W jaki sposób konstruuje się cennik dla usługi firmowego niszczenia dokumentów?
Rozważania na temat tego, na jakim poziomie kształtuje się cennik dla niszczenia dokumentów firmowych, należy rozpocząć od wymienienia co najmniej kilku czynników, które mają bezpośredni wpływ na koszty tego przedsięwzięcia. Proces utylizacji dokumentów firmowych jest uzależniony od miasta, powiatu czy województwa, w jakim dochodzi do utylizacji dokumentów firmowych. Wiadomym jest, że duże aglomeracje miejskie zazwyczaj proponują klientom wyższe ceny za niszczenie dokumentów firmowych. Należy jednak pamiętać, że firmy, które decydują się na mobilne niszczenie dokumentów i nawiązują cykliczną współpracę z wybranym przez siebie podmiotem, mogą liczyć na korzystne zniżki, rabaty, a także różnego typu benefity. Wówczas firmowe niszczenie dokumentów nie jest wydatkiem, który mógłby poważnie zaważyć na dotychczasowym budżecie finansowym przedsiębiorstwa.
Ustalenie warunków, na jakich odbywa się profesjonalne niszczenie dokumentacji firmowej
Przedsiębiorcy, którzy rozważają wybór oferty niszczenia dokumentów, powinni zdecydować się na współpracę z podmiotem, który spełnia wszystkie normy bezpieczeństwa. Do tej kategorii zalicza się między innymi własna flota monitorowanych pojazdów, bezpieczny proces niszczenia dokumentów firmowych obejmujący ich profesjonalne przetransportowanie, począwszy od otwarcia pojemników, do przewiezienia ich na monitorowany plac. Nieco droższe, profesjonalne niszczenie dokumentów jest gwarancją bezpieczeństwa, ponieważ jest to certyfikowany proces utylizacji dokumentów firmowych z wymaganiami ustanowionymi przez takie normy, jak ISO 901 – zarządzanie jakością, ISO 27001 zarządzanie bezpieczeństwem informacji, a także dyrektywę RODO. Zbyt niskie ceny za niszczenie dokumentów firmowych mogą być podejrzane, ponieważ dowodzi to tego, że jednostka ma znacznie okrojoną ofertę, jaką może zaproponować swoim kontrahentom zainteresowanym takimi usługami, jak mobilne niszczenie dokumentów firmowych.
Jakie ceny obowiązują za niszczenie dokumentów firmowych?
Wpływ na cennik za niszczenie dokumentów firmowych mają także koszty wykupionej polisy ubezpieczeniowej, audytu miejsca niszczenia czy też zatrudnienia personelu. Ponadto, w wyniku różnych przemian gospodarczych, ekonomicznych i społecznych, cennik za niszczenie dokumentacji firmowej może wahać się w zależności od danego miasta. Ogólnie przyjęto, że utylizacja dokumentów firmowych kształtuje się na poziomie od 40 do 60 zł za kilogram dokumentów. W usłudze niszczenia poufnych danych firmowych na papierze, cennik za niszczenie dokumentacji firmowej może ulec zmianie, jeśli korzysta się z firmy, która dolicza transport do wybranej przez klienta siedziby. Współpraca z podmiotami z innego miasta, powiatu, województwa, a nawet regionu może generować nieco wyższe koszty utylizacji dokumentów firmowych. Wiąże się to z doliczeniem kosztów, tak zwanej kilometrówki. Tego typu wydatek może zwiększać kwotę za koszty utylizacji dokumentów firmowych o około 10-20% kwoty bazowej.
Cennik za niszczenie dokumentacji firmowej kształtuje się na różnym poziomie. Wydatek ten jest uzależniony od wielu czynników i zmiennych. Należy je poznać, zanim rozpocznie się współpracę z wybraną jednostką, której powierzy się mobilne niszczenie dokumentów lub też usługę w postaci dostarczania dokumentów do siedziby firmy zajmującej się utylizacją.
