Ochrona danych osobowych z roku na rok staje się coraz ważniejsza. Regulacje w tym obszarze również stają się coraz bardziej restrykcyjne. Dlatego niszczenie dokumentacji i przetwarzanie jej musi odbywać się zgodnie z przepisami. O ile w przypadku tradycyjnego niszczenia dokumentów nie ma wątpliwości, o tyle problem nie jest tak oczywisty w przypadku elektronicznego przechowywania danych. Wyjaśniamy, czy i jak niszczyć dokumentację elektroniczną.
Usuwanie dokumentacji elektroniczne — jak się odbywa?
Obecnie przenosimy coraz więcej procesów i zadań do sfery cyfrowej. Ponadto również archiwa firmowe i pracownicze są często przechowywane w postaci cyfrowej na nośniku danych, dysku twardym, płycie CD lub pamięci USB czy pendrive. Tu pojawia się dylemat.
Wiemy już, kiedy i jak niszczyć dokumenty papierowe, ale nie wiemy, jak obchodzić się z dyskami cyfrowymi. Czy wystarczy usunąć plik z dysku? A może powinniśmy sformatować cały dysk i ponownie go używać? A może lepiej jest zastosować najbardziej radykalne rozwiązanie i trwale rozbić płytę? Na szczęście prawo reguluje tę kwestię i nie pozostaje w sferze domysłów i błędnej interpretacji.
Powiernik danych jest odpowiedzialny za przechowywanie, prawidłową obsługę i skuteczne usuwanie danych, zwłaszcza danych wrażliwych. Zwykle jest to kierownik firmy – prezes, kierownik, właściciel. Nieprawidłowe usunięcie danych od dostawców danych elektronicznych stwarza ryzyko odzyskania części informacji w nich zawartych. Jest to całkowicie sprzeczne z przepisami RODO, czyli Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Należy zawsze, bezwzględnie pamiętać, że najprostsze usunięcie danych z dysku, a następnie wyrzucenie dysku jest niedopuszczalną formą usuwania danych cyfrowych zapisanych na cyfrowych nośnikach danych. Niezbędne jest całkowite i definitywne zniszczenie dysku, niezależnie od tego, czy jest to dysk przenośny, dysk twardy czy karta pamięci. Samodzielne wykonywanie tej pracy może być trudne i mało efektywne. Dlatego warto zdecydować się na powierzenie niszczenia dokumentacji elektronicznej profesjonalistom. Fachowcy w tym zakresie zastosują się do przepisów i zdejmą ciężar odpowiedzialności za usuwanie i niszczenie dokumentów elektronicznych.
Jak niszczyć cyfrowe nośniki danych?
Wiemy już, że samo usunięcie danych z nośników cyfrowych nie wystarczy i nie rozwiązuje problemu z punktu widzenia ochrony danych osobowych. Jakie jednak nośniki cyfrowe powinniśmy niszczyć? Czy wszystkie, które zawierają lub w przeszłości zawierały dane osobowe? Czy może jest lista nośników podlegających utylizacji? Niestety, należy zawsze wyrzucać, a tym samym trwale niszczyć, wszelkie cyfrowe nośniki danych, które zawierają lub wcześniej zawierały dane osobowe, w szczególności dane wrażliwe, tj. wszystkie pojedyncze pliki lub ich składniki.
Pamiętaj o bezpieczeństwie danych pracowników i byłych pracowników, nie zapomnij o swoich klientach. Wiele firm i przedsiębiorstw pozyskuje i zbiera dane klientów. Musisz także pamiętać o utylizacji nośników, na których te dane zostały zapisane. Nośniki cyfrowe podlegające ostatecznemu recyklingowi i niszczeniu to nośniki optyczne, tj. płyty CD i DVD, ale także nośniki magnetyczne, tj. zapomniane już dyskietki, identyfikatory czy taśmy magnetyczne. Dokumenty do zniszczenia to również dyski twarde, które wykorzystują magnetyczne nośniki danych, w tym dyski zewnętrzne, a także nośniki elektroniczne, takie jak karty pamięci, karty inteligentne, dyski SSD i mobilne urządzenia telekomunikacyjne. Nie powinniśmy też zapominać o innych, przestarzałych już, nośnikach danych takich jak slajdy, filmy czy mikrofilmy. Za ich prawidłowe niszczenie i usuwanie danych odpowiada każdy, kto pozyskuje, zbiera i przetwarza jakiekolwiek informacje, w szczególności dane osobowe i wrażliwe.
