Wiele osób zastanawia się, czy w prowadzonej przez siebie firmie prawidłowo niszczy wytwarzane dokumenty papierowe. Obowiązujące od wielu lat przepisy RODO traktują także o zasadach, na jakich należy przeprowadzić niszczenie dokumentów. Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z 25 maja 2018 roku zmieniło nie tylko zasady dotyczące przetwarzania wrażliwych informacji. Oprócz tego należy utylizować dokumenty papierowe, które wchodzą w skład wyżej wymienionego procesu.
Sposoby na niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe
Niszczenie akt, które jest zgodne z RODO, obejmuje także utylizację danych osobowych, wytwarzanych w dowolnie wybranych przedsiębiorstwach, działających na terenie Polski. W kwestii RODO wprowadzono wiele nowych rozwiązań. Obejmują one między innymi takie działania, jak:
- prawo do trwałego i nieodwracalnego usunięcia danych osobowych, możliwość dokonania sprzeciwu wobec wprowadzania danych osobowych do firmowego systemu administracyjnego,
- przetwarzanie wrażliwych danych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- niszczenie dokumentów papierowych i elektronicznych nośników danych zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami z dnia 25 maja 2018 roku.
Wyżej wymienione zasady wymagają, aby ich przestrzegać. Tylko wówczas przedsiębiorstwo może uniknąć dotkliwych sankcji finansowych, które dotyczą nieprzestrzegania procedur niszczenia dokumentów według RODO. Warto mieć na względzie, że nie wolno wyrzucać odpadów papierowych z firmy do zwykłych pojemników na śmieci, szczególnie gdy odpady też zawierają dane wrażliwe, poufne i tajne. W ten sposób naruszone zostają przepisy prawne. Oznacza to, że firma może spodziewać się kary finansowej, która wynosi od 2 do 4 rocznych przychodów przedsiębiorstwa.
Jak samodzielnie niszczyć dane, aby nie narażać się na odpowiedzialność karną za nieprawidłowe utylizowanie odpadów firmowych?
Wiele osób prowadzących działalność gospodarczą popełnia kardynalny błąd i nie przestrzega utylizacji odpadów papierowych w prowadzonym przez siebie przedsiębiorstwie. Oznacza to porzucanie ich na nielegalnych wysypiskach śmieci bądź też pozostawianie na widoku publicznym, gdzie dokumenty te mogą wejść w posiadaniu osób trzecich i nieupoważnionych do tej jego celu. Zamiast tego typu rozwiązań, należy zainwestować w profesjonalne niszczarki. To urządzenia, które powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi. Niszczarki zgodne z RODO, a także normom DIN 36699. Niszczarki przeznaczone do utylizacji dokumentów firmowych mogą pomóc w odpowiednim zagospodarowaniu tych odpadów w taki sposób, aby na bieżąco niszczyć je. Tego typu utylizacja dokumentów obejmuje te zawierające dane osobowe. Przy pomocy niszczarek zgodnych z RODO można zachować pełną kontrolę nad procesem niszczenia danych poufnych, a także kart telefonicznych, kart kredytowych, a także innych nośników danych, które można utylizować w niszczarkach.
Korzystanie z firm proponujących mobilne niszczenie dokumentów w przedsiębiorstwie
Bardzo duże firmy, które codziennie generują sporą ilość dokumentów firmowych, nie mogą zadbać o bieżące pozbywanie się tych odpadów, ponieważ do tego celu trzeba by było oddelegować grupę pracowników. Zamiast tego, znacznie tańszym, lepszym i efektywniejszym działaniem, jest wynajęcie firmy, która oferuje niszczenie dokumentów w wersji mobilnej. To placówka, która dysponuje odpowiednio dobraną flotą pojazdów, przystosowaną do przewożenia odpadów papierowych wytwarzanych przez przedsiębiorstwa. Jednostki, które oferują mobilne niszczenie dokumentów, podpisują umowę z zainteresowanymi ich usługami przedsiębiorstwami. Chodzi tutaj przede wszystkim o firmy działające w Polsce, które codziennie przetwarzają bardzo dużą ilość odpadów papierowych zawierających dane finansowe, osobowe, ekonomiczne czy gospodarcze. Mobilne niszczenie dokumentów jest bezpieczne, ponieważ są to profesjonalne usługi, związane z trwałym usuwaniem danych osobowych. To bezpieczne rozwiązanie, ponieważ otrzymuje się zaświadczenie o odpowiedniej utylizacji oddanych dokumentów. Ponadto właściciel firmy zyskuje pewność prawidłowego i zgodnego z prawem przeprowadzenia procesu utylizacji odpadów papierowych w przedsiębiorstwie. Nowoczesne mobilne niszczenie dokumentów w firmie zwalnia z potrzeby posiadania niszczarek.
Zgodne z prawem niszczenie dokumentów papierowych w firmie wymaga przestrzegania podstawowych przepisów, obowiązujących w Polsce i w całej Unii Europejskiej. Chodzi tutaj przede wszystkim o RODO, które obowiązuje od 25 maja 2018 roku.
